Onboarding im Fokus

Freude und Aufregung sind groß: Ein neuer Arbeitsvertrag ist unterschrieben und der neue Job ist in Aussicht. Auch bei Unternehmen zeigt sich ein ähnliches Bild: Die offene Stelle ist besetzt und Verstärkung ist unterwegs, um die anstehenden Herausforderungen anzugehen. 

Sowohl Fach- und Führungskräfte, als auch das Unternehmen haben einen weiten Weg bis zum Punkt der Vertragsunterschrift zurückgelegt und viele wohlüberlegte Entscheidungen getroffen.

Dennoch hat nahezu jeder Dritte bereits mindestens einmal im ersten Jahr einen neuen Job wieder aufgegeben. Das ist für beide Seiten fatal – und vermeidbar: StepStone hat untersucht, wie Unternehmen durch ein strukturiertes Onboarding und gezieltes Employer Branding neue Mitarbeiter nachhaltig für sich begeistern können.

Employer Branding

Wie präsentieren sich Unternehmen gegenüber potenziellen Bewerbern?

Die Nachfrage nach qualifizierten Arbeitskräften ist ungebrochen hoch und aufgrund des demographischen Wandels gibt es immer weniger potenzielle Arbeitskräfte. Dies setzt Personalabteilungen unter Druck. 72 Prozent der Recruiter geben an, dass es die größte Herausforderung im Rekrutierungsprozess sei, überhaupt genügend Kandidaten zu finden.

Auch für Kandidaten ist die Situation komplex. Im Zuge der Digitalisierung verschwinden und entstehen Jobs und ganze Unternehmen. Den Überblick zu behalten, um für sich den ‚Perfect Match‘ für sich zu finden, ist eine anspruchsvolle Aufgabe.

Durch gezieltes Employer Branding stärken Unternehmen ihr Identifikationspotential für Bewerber und Mitarbeiter und können somit nicht nur öfter das Rennen um Top-Talente für sich entscheiden, sondern diese auch langfristig an sich binden. Aber, bislang verfügen nur vier von zehn Unternehmen über eine definierte Arbeitgebermarke und vereinfachen es somit Kandidaten wie Mitarbeitern, eine emotionale Bindung zum Unternehmen und seinen Zielen aufzubauen. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand. Diese gehen sogar über die Identifikation und Produktivität der Mitarbeiter hinaus: Die Mitarbeiterempfehlung ist nach der Online-Jobplattform der zweithäufigste Kanal, über den Fachkräfte ihren aktuellen Job gefunden haben.

Was ist Onboarding? Die drei Phasen des Prozesses

Die klar definierte und kommunizierte Arbeitgebermarke hat im Bewerbungsprozess überzeugt. Jetzt ist es von großer Bedeutung, die Authentizität der Employer Brand unter Beweis zu stellen, um Vorfreude und Motivation bei dem neuen Mitarbeiter, die mit der neuen Stelle einhergehen, aufrecht zu erhalten. Denn dem neuen Mitarbeiter stellen sich nach der Vertragsunterschrift viele Fragen: Wie sieht mein erster Arbeitstag aus? Welche Aufgaben werde ich übernehmen? Und mit wem werde ich wie zusammenarbeiten? Das sind nur einige der Fragen, die Fachkräfte bewegen.

Um Fachkräfte bei ihrem Einstieg zu unterstützen und unnötige Nervosität zu nehmen, ist ein systematischer Eingliederungsprozess unerlässlich. Das Onboarding gliedert sich in drei Phasen.

Mit der Vertragsunterschrift beginnt der erste Schritt des Onboardings, das Preboarding. Die ersten wichtigen Informationen, wie der Ablauf des ersten Arbeitstages, Kontaktinformationen zu potentiellen Ansprechpartnern für erste Rückfragen oder die Agenda der Einführungsschulung, erreichen den neuen Kollegen. Damit beginnt der Beziehungsaufbau zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die Vorfreude auf die neue Stelle wird über die Wartezeit hinweg getragen und die Nervosität hält sich in Grenzen. Parallel wird der Arbeitsplatz vorbereitet und somit alle Voraussetzungen für einen gelungenen Start geschaffen.

Endlich ist es soweit und der erste Arbeitstag steht an. Auch wenn dieser für das Unternehmen und die Abteilung ein Tag ist, wie jeder andere auch, da z. B.regelmäßig neue Kollegen neu anfangen: Neue Mitarbeiter erinnern sich auch nach Jahren noch an den Start im neuen Job. Deshalb ist eine gelungene wie empathische Begrüßung im zweiten Schritt eine wichtige Voraussetzung, damit der neue Mitarbeiter sich direkt als Teil des großen Ganzen und willkommen fühlen kann. Wichtig ist darüber hinaus, dass alle internen Prozesse rund um HR und IT vorbereitet sind, damit der Mitarbeiter direkt sinnvoll und produktiv arbeiten kann.

Die eigentliche Onboarding-Phase beginnt dann ab dem ersten Arbeitstag und dauert bis zum Ende der Probezeit oder dem Ende des ersten Jahres. Auch nach den ersten Wochen noch stellen sich einem neuen Mitarbeiter zahlreiche Fragen, sind viele Situationen neu. Die systematische fachliche und soziale Integration ist eine Grundlage dafür, dass sich ein neuer Kollege weiterhin wohl fühlt und sich unmittelbar produktiv einbringen kann. Ein Einarbeitungsplan, klar kommunizierte Ziele und Aufgaben geben Orientierung und unterstützen den Integrationsprozess.

Wie werden Onboardingprozesse gestaltet? Zentrale Ergebnisse:

Wie gestaltet sich nun die Realität in einem neuen Unternehmen? Die Befragung hat gezeigt, dass der erste Tag im neuen Unternehmen für viele Fachkräfte eine Herausforderung bleibt. So bekommen nur 45 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter die Chance, Fragen vorab mit dem zukünftigen Vorgesetzten zu klären. Nur rund ein Drittel der Befragten erhielt vorab Informationen zum Ablauf des ersten Tages. Ein Fünftel erhielt keine nennenswerten Informationen.

Man stelle sich die Situation vor: Die einzigen bekannten Informationen sind die Adresse des neuen Arbeitgebers und die Kontaktpersonen aus dem Bewerbungsprozesses. Viele Überraschungen sind vorprogrammiert, eine professionelle Vorbereitung ist nicht möglich. Das ist für Fachkräfte unangenehm und löst Stress aus. Fachkräfte sind sich ihrer guten Position auf dem Arbeitsmarkt bewusst, was dazu führen kann, dass das Unternehmen einen Rückschlag in dem Unterfangen erleidet, ein Top-Talent langfristig zu binden.

Dennoch erleben Fachkräfte die ersten zwei Wochen im neuen Job durchaus positiv:  So hatten 84 Prozent der Young Professionals jederzeit die Möglichkeit, Fragen zu stellen, erhielten 83 Prozent Unterstützung von ihren Kollegen und bekamen 72 Prozent zu ihrer Position passende Aufgaben übertragen. 62 Prozent gaben sogar an, dass die Stelle genau ihren Erwartungen entsprach. Eine ideale Voraussetzung, um von einem ‚Perfect Match‘ zu sprechen und eine gute Voraussetzung für beide Seiten langfristig gut zusammen zu arbeiten.

Warum Fachkräfte noch im ersten Jahr kündigen:

Obwohl die ersten zwei Wochen im neuen Job überwiegend positiv bewertet werden, gab rund jede dritte Fachkraft an, schon einmal innerhalb nur eines Jahres einen neuen Job aufgegeben zu haben. Eine unangenehme Situation für beide Seiten. Fachkräfte müssen sich erneut nach einem neuen Arbeitgeber umsehen und gegebenenfalls unangenehme organisatorische wie soziale Folgen des Jobverlusts einkalkulieren. Im Unternehmen müssen sich verschiedene Personen für das ‚Mismatch‘ rechtfertigen. Es fehlt eine wichtige Fachkraft und die Investition in Rekrutierung und Einarbeitung muss erneut getätigt werden. Beide Seiten müssen eine Fehlentscheidung eingestehen und mit den Folgen leben. Der wichtigste Grund, noch im ersten Jahr zu kündigen, ist die Diskrepanz zwischen den im Bewerbungsprozess kommunizierten Jobinhalten und der Realität im Job. Aber auch die Unternehmenskultur wird oftmals als Kündigungsgrund genannt. Ursachen, bei deren Vermeidung eine definierte Arbeitgebermarke und eine strukturierte Informationspolitik im Onboardingprozess abhelfen können. Kritisch ist in diesem Kontext ebenfalls, dass rund ein Drittel der befragten Fachkräfte angab, dass das in der Stellenanzeige kommunizierte Bild der Unternehmenskultur wie der Aufgabenbeschreibung nicht der Realität entsprach.

Über diese Studie

Für die Studie hat StepStone im zweiten Quartal 2018 eine Online-Befragung unter insgesamt rund 13.000 Fach- und Führungskräften in Deutschland durchgeführt, darunter waren rund 10.000 Fachkräfte ohne Personalverantwortung und rund 3.000 Führungskräfte. Daneben befragte StepStone online insgesamt rund 2.000 Recruiter und Manager, die für Personalbeschaffung zuständig sind.