Leitfaden für den Umgang mit Headhuntern

Headhunter: Was tun, wenn der Personalberater anruft? Wegen des Fachkräftemangels suchen Headhunter vor allem verstärkt nach Spezialisten und nach Führungskräften. Doch was ist zu tun, wenn sich ein Headhunter bei Ihnen meldet? Dem Headhunter zuzuhören, ist immer eine gute Idee. Vorausgesetzt, Sie haben gerade die Zeit und Gelegenheit dazu. Der Begriff „Headhunter“ kommt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich übersetzt „Kopfjäger”. Im übertragenen Sinne stehen hinter dieser Bezeichnung Personalberater oder Personalagenturen, die im Auftrag von Unternehmen nach Führungskräften oder Spezialisten suchen. Personalberater, die nur nach (Top-)Führungskräften suchen, werden übrigens auch als „Executive Search“-Berater bezeichnet. Manchmal werden Headhunter auch „Recruiter“ genannt. Genau genommen ist das nicht richtig. Denn während Headhunter von extern arbeiten, sprich von einem Unternehmen beauftragt werden, sitzen Recruiter oftmals in den Unternehmen selbst. Sie sind also keine externen Dienstleister. Ihr Ziel ist aber dasselbe: Sie sorgen dafür, dass offene Stellen mit den besten Kandidaten besetzt werden. Headhunter sind also ebenso wie unternehmenseigene Recruiter Spezialisten in Sachen Personalsuche.

Wie Headhunter arbeiten Ein Headhunter wird immer dann beauftragt, wenn

• entweder interne Recruiting-Maßnahmen des Unternehmens erfolglos verlaufen sind und man sich von der reinen Ausschreibung einer Stelle nicht die erhofften Bewerber erwartet,
• oder, wenn die Besetzung einer Position, aus welchen Gründen auch immer “vertraulich“ erfolgen soll.

Für die professionelle Suche nach Fach- und Führungskräften erarbeitet der Headhunter gemeinsam mit dem Kunden ein Anforderungsprofil. Headhunter verfügen zumeist über spezielle Branchenkenntnisse und entsprechendes Fachwissen, um diese spezifische Aufgabe zu übernehmen. Wenn ein Unternehmen einen Headhunter für die Suche nach einer neuen Führungskraft oder eines Spezialisten beauftragt hat, so sucht dieser nicht im freien Markt, sondern bei anderen Unternehmen nach geeigneten Kandidaten. Hierzu gleicht er das gemeinsam mit dem Kunden erstellte Anforderungsprofil mit in Frage kommenden Bewerbern ab. Er erstellt Beurteilungen und führt Potenzialanalysen durch. Dann spricht er mögliche Kandidaten an, führt Interviews mit Ihnen und prüft die Lebensläufe und Zeugnisse. Schließlich erstellt er entsprechende Unterlagen (Vertrauliche-Berichte) und präsentiert dem Auftraggeber mehrere Kandidaten. Erst dann kommt das Unternehmen ins Spiel: Es wählt aus den gesendeten Unterlagen zwei bis drei Kandidaten aus, führt die Gespräche (beim Erstgespräch ist normalerweise der seriöse Headhunter mit dabei) und kommt idealerweise mit einem der Kandidaten zum Vertragsabschluss. Bei erfolgreicher Vermittlung erhält der Headhunter oftmals ein Viertel bis ein Drittel des Jahresgehalts als Honorar. Häufig beraten Headhunter Unternehmen auch in Sachen Personalentwicklung und Personalmarketing.

Die “Erstansprache“ durch den Headhunter Die erste Ansprache durch einen Headhunter erfolgt meistens am Telefon an Ihrem Arbeitsplatz. Ja, das darf er, allerdings nur um mit Ihnen einen Termin für ein weiteres Telefonat nach der Arbeitszeit zu vereinbaren. Ruft der Headhunter gerade an, wenn Sie an ihrem aktuellen Arbeitsplatz umringt von Kollegen sind, verweisen Sie darauf, dass es gerade nicht passt, da aktuell viel zu tun ist. Das ist unverfänglich und erregt bei den Kollegen keinen Verdacht. Der Headhunter wird das verstehen. Er weiß ja schließlich, dass Sie aktuell (noch) für ein anderes Unternehmen arbeiten. Bleiben Sie während des Gesprächs unbedingt freundlich und neutral und lassen Sie sich nichts anmerken. Sprechen Sie so, als würden Sie mit einem Kunden oder Dienstleister telefonieren. Und vergessen Sie nicht, sich die Telefonnummer zu notieren. Gleiches gilt für Headhunter-Anfragen, die über soziale Netzwerke wie Xing oder LinkedIn kommen. Antworten Sie auf diese Anfragen zeitnah und vereinbaren Sie einen Termin für ein erstes Telefonat – außerhalb der Arbeitszeit. Verbindliche Headhunter-Kontakte können sich auch Jahre später noch auszahlen.

Das “Telefoninterview“ mit dem Headhunter Wenn Sie dann in Ruhe nach Feierabend am Telefon mit dem Headhunter ins Gespräch kommen, lautet das oberste Gebot: Hören Sie sich in Ruhe an, welchen Job Ihnen der Headhunter zu bieten hat. Schließlich sind Sie in der komfortablen Situation, bereits einen Job zu haben und zusätzlich gewollt zu werden. Das ist ein gutes Gefühl, das das Ego streichelt und zeigt: Sie haben einen hohen Marktwert. Selbst wenn Sie gar kein Interesse an einem Jobwechsel haben, liefert Ihnen das offerierte Angebot wichtige Informationen für die weitere Karriere. Zeigt es Ihnen doch, wie Sie als Spezialist oder als Führungskraft auf dem Arbeitsmarkt wahrgenommen werden. Passt es zur Richtung, in die Ihre Karrierevorstellung geht, dann ist alles in Ordnung. Ist das nicht der Fall, sollten Sie Maßnahmen ergreifen, mit denen Ihr Profil auch nach außen eindeutiger wird. Für dieses erste informative Gespräch mit dem Headhunter gilt für Sie vor allem, ruhig und kompetent zu bleiben. Der Headhunter ist interessiert und sieht in Ihnen einen potenziell geeigneten Kandidaten für den neuen Job. Das ist noch lange kein Grund, nervös oder gar überheblich zu werden. Es ist ein Kompliment, das Sie zu schätzen wissen. Seien Sie zudem positiv gestimmt. Sie dürfen also ruhig lächeln, auch am Telefon. Das spiegelt sich in Ihrer Stimme wider und Sie werden sympathischer und aufgeschlossener wahrgenommen. Außerdem ist es hilfreich, wenn Sie während des Telefonats aufstehen und rumspazieren. Ihre Stimme klingt so dynamischer und entschlossener. Wer hingegen faul im Stuhl hängt, dessen Stimme wird sich am Telefon auch behäbig anhören.

Nach- und Rückfragen beim Telefoninterview Ab einem bestimmten Zeitpunkt des Gesprächs wird der Headhunter Sie auffordern, Nach- oder Rückfragen zu stellen. Hier können Sie beispielsweise fragen, wo die Jobposition in der Hierarchie angesiedelt ist, um welche Branche es geht, wie groß das Unternehmen ist und natürlich in welcher Region es ansässig ist. Wenig aussichtsreich ist hingegen die Frage nach dem Unternehmen. Ein seriöser Headhunter beantwortet diese Frage erst später. Mit den erlangten Informationen können Sie aber bereits herausfinden, um welches Unternehmen es sich handeln könnte. Wichtig ist auch, dass Sie Vor- und Nachname sowie die Kontaktdaten des Headhunters selbst notieren. Erkundigen Sie sich, ob er als selbstständiger Personalberater arbeitet oder als Angestellter für eine Personalberatung. Fragen Sie nach seiner Branchenexpertise und prüfen Sie seine Referenzen. Sie möchten schließlich sichergehen, dass es sich um einen seriösen Personalberater handelt, der Ihre Karriere voranbringen kann. Entscheiden Sie bereits im Verlauf des Erstgesprächs mit dem Headhunter, ob Sie potenziell interessiert sind – oder nicht. Falls nicht, so empfiehlt es sich, dass zum Ende des Gesprächs zu sagen, verknüpft mit einer sachlichen Begründung. Sie können dem Headhunter zum Beispiel erklären, dass Sie nach einer anderen Form der Herausforderung suchen.

Seriosität des Headhunters prüfen Keinesfalls sollten Sie Ihren Lebenslauf leichtfertig an jeden Headhunter rausgeben, der Sie kontaktiert. Das kann dazu führen, dass Ihre Vita in verschiedenen Personalabteilungen landet, im schlechten Fall sogar bei Ihrem aktuellen Arbeitsgeber. Denn unseriöse Personalberater betreiben mitunter einen schwunghaften Handel mit Lebensläufen von Bewerbern. Es dürfte sich auch nicht lohnen, zu viel Zeit in Headhunter-Kontakte zu investieren, die nicht zu Ihren Zielen passen – etwa, weil der Berater in einer anderen Branche, auf der falschen Hierarchieebene oder schlicht mit uninteressanten Stellen arbeitet. Sie haben sich nach dem ersten Gespräch vergewissert, dass es sich um einen seriösen Personalberater handelt? Und Sie haben tatsächlich Interesse? Dann können Sie dem Headhunter einen aktualisierten Lebenslauf schicken oder übergeben – das geschieht selbstverständlich vertraulich und diskret. An dieser Stelle nennt der Headhunter normalerweise den Namen des Unternehmens und bittet Sie sich Gedanken zu machen, ob Sie sich vorstellen könnten für dieses Unternehmen zu arbeiten. Er wird es verstehen, wenn Sie ihn um ein paar Tage Bedenkzeit bitten, bevor Sie sich final dazu äußern. Dies gibt Ihnen die Chance Sich umfassend über diesen möglichen zukünftigen Arbeitgeber zu Informieren.

Im “Persönlichen-Interview“ geht es um Inhalte Der Headhunter wird sich mit Ihnen wahrscheinlich an einem neutralen Ort, also in einer Hotellobby oder am Flughafen / Bahnhof, etc. treffen. Achten Sie darauf, dass es an einem Ort ist, wo Sie keine Gefahr laufen von Arbeitskollegen oder gar vom Chef entdeckt zu werden. Was Sie nicht bereits beim Telefoninterview klären konnten, sollten Sie spätestens in diesem Gespräch herausfinden. Löchern Sie den Headhunter mit diversen Rückfragen, die ein seriöser Personalberater bereitwillig beantworten wird. Sie zeigen dadurch auch Ihre Kompetenz und machen klar, dass Sie nicht für jeden Job zu haben sind. Beispielsweise können Sie folgende Informationen erfragen: Unternehmen:

• Branchen, Sitz, Mitarbeiterzahl, Umsatz
• Einschätzung der aktuellen wirtschaftlichen Situation
• geplante Restrukturierungen, die die vakante Jobposition oder das Unternehmen betreffen
• neu geschaffene oder bestehende Stelle
• ungefährer Gehaltsrahmen
• Ansiedlung des Jobs in der Unternehmenshierarchie (Wer berichtet an wen?)
• Einarbeitungsprozess
• besondere Herausforderungen des neuen Jobs
• Ergebnisse, die das Unternehmen erwartet inkl. des Zeithorizonts
• weiterer Ablauf des Recruiting-Prozesses
• Zeitraum, in dem die Entscheidung bezüglich der Jobbesetzung getroffen wird

Gegebenenfalls wird Ihnen der Headhunter ebenfalls weitere Fragen stellen –Hier gilt es, sich gut vorzubereiten. Typischerweise wird der Headhunter folgendes wissen wollen:

• Erfolge: Was sind Ihre bisherigen Erfolge? Und wie haben Sie sie erreicht
• Herausforderungen: Welche waren das bisher und wie haben Sie diese bewältigt?
• Motivation: Was treibt Sie an? Was begeistert Sie?
• Reflexion: Was sind Ihre Schwächen? Wie gehen Sie mit Fehlern um? Wo sehen Sie Ihre Stärken?
• Perspektiven: Wo sehen Sie sich in fünf bis zehn Jahren?
• Führungsstil: Welche Führungserfahrungen haben Sie? Welchen Führungsstil pflegen Sie?
• Karriere: Was sind Ihre nächsten Ziele?
• Aktueller Job: Was mögen Sie an Ihrem aktuellen Job und was nicht? Warum sind Sie bereit zu wechseln?
• Ortswechsel: Können Sie sich vorstellen, für den neuen Job umzuziehen?
• Ihr Ist-Gehalt und Ihre Gehaltsvorstellungen bei einem Wechsel
• Kündigungszeiten in Ihrem derzeitigen Arbeitsvertrag

No-Gos im Headhunter-Gespräch Führen Sie die Gespräche achtsam und vorsichtig. Will heißen: Ein starker Jobwechselwunsch wirkt ebenso unattraktiv wie die direkte Nachfrage nach der Gehaltshöhe in der Erstansprache. Ersteres kann verzweifelt wirken, letzteres gierig. Ein absolutes No-Go ist es, sich unangemessen negativ über den aktuellen Arbeitgeber zu äußern. Besser ist es, Sie zeigen Interesse an der neuen Herausforderung und vereinbaren einen Termin für ein persönliches Treffen mit dem Headhunter. Seien Sie nicht enttäuscht, wenn er nur anruft, weil er von Ihnen einen Kontakt oder eine Referenz braucht – und nicht nach Ihnen als Kandidat sucht. Es zeigt, dass er Sie für einen Branchenkenner hält. Tun Sie ihm, falls möglich, den Gefallen. Er wird sich beizeiten revanchieren. Immerhin haben Headhunter in aller Regel einen Bewerberpool, in dem Sie aussichtsreiche Kandidaten bewahren, um sie bei einer passenden Vakanz direkt ansprechen zu können.

Maßnahmen, um Headhunter auf sich aufmerksam zu machen Sie kommen in Ihrem aktuellen Unternehmen nicht weiter, sind potenziell wechselwillig und wollen den nächsten Schritt auf der Karriereleiter machen, aber kein Headhunter ruft an? Sie zweifeln, ob Sie tatsächlich die Top-Führungskraft oder DER Spezialist sind, für die oder den Sie sich halten? Keine Sorge, diese Zweifel lassen sich schnell zerstreuen. Oft liegt es einfach daran, dass Headhunter Sie nicht finden können. Sie haben zu wenig auf sich, Ihr Profil und Ihre Stärken aufmerksam gemacht. Das erreichen Sie jedoch nicht, indem Sie verschiedene Personalberater anrufen und ihnen wahllos Lebensläufe zuschicken. Werden Sie stattdessen in sozialen Business-Netzwerken wie Xing und LinkedIn aktiv und engagieren Sie sich dort kontinuierlich. Wichtigste Voraussetzung hierfür: ein professionelles, aussagekräftiges Profil mit entsprechendem Foto. Zudem empfiehlt es sich, auf hochkarätigen Bewerber- und Karrieremessen wie den VDI Nachrichten Recruiting Tagen präsent zu sein. Dort können Sie sowohl mit Personalberatern als auch mit suchenden Unternehmen in Kontakt treten. Im Nachgang des Treffens können Sie sich in persönlichen E-Mails für die netten und informativen Gespräche bedanken und den Wunsch äußern, auch künftig in Kontakt zu bleiben.